Dein Postfach ist kein CRM.

Eine E-Mail ins CRM zu übernehmen war früher eine Entscheidung, die jemand getroffen hat. Heute ist es eine Synchronisierung. Das spart die Tipparbeit - und es entfällt der Moment, in dem ein Mensch entschieden hat, ob die Nachricht überhaupt in ein Teamsystem gehört. Echte Postfächer sind unaufgeräumt, und die Architektur muss davon ausgehen statt auf das Gegenteil zu hoffen.

Der Inhalt

• Der Standard: Jede Nachricht kommt gehalten an, und Sichtbarkeit im Team muss verdient werden.
• Drei Tore - die eigenen Ausschlussregeln des Postfachinhabers, eine KI-Entscheidung über den Absender und eine getrennte KI-Entscheidung über den Thread.
• Was passiert, wenn der Klassifikator ausfällt, das Budget überschreitet oder unsicher ist: Die Post staut sich an, statt sich zu öffnen.
• Warum der Ziel-Release „Dein Chef kann diesen Thread nicht lesen, wenn er nicht darauf stand“ im Datenmodell verankert statt in einer Richtlinie.
• Was gespeichert wird, was nach dem siebentägigen Prüffenster gelöscht wird, und welche Handelsbriefe nach § 257 HGB sechs Jahre aufbewahrt bleiben.
• Das deutsche Deployment-Paket: Mitarbeiterinformation, Betriebsvereinbarungs-Vorlage mit Zweckbindung, Eingaben für das Verarbeitungsverzeichnis und eine generierte KI-Egress-Tabelle.
• Zwölf Fragen an jedes E-Mail-Erfassungsprodukt - beantwortbar mit Systemverhalten, nicht mit dem Wort „Enterprise-Grade-Privacy“.

Geschrieben für die, die ein angebundenes Postfach gemeinsam freigeben: IT, Security, Recht, Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat.

Das Papier beschreibt den Ziel-Release. Sein eigener Abschnitt 12 sagt, welche Zusagen von noch nicht ausgelieferter Arbeit abhängen - statt den Plan als fertiges Produkt auszugeben.